مکاتبه با اساتید خارجی یکی از مراحل مهم در فرایند اپلای به دانشگاه‌های خارجی است. در این مرحله، متقاضیان باید با ارسال ایمیل به اساتید مورد نظر خود، علاقه‌مندی خود را برای تحصیل در زمینه‌ی تحقیقاتی مورد علاقه‌ی استاد اعلام کنند. اساتید نیز با بررسی رزومه و ایمیل متقاضیان، تصمیم می‌گیرند که آیا متقاضی را برای تحصیل در گروه خود بپذیرند یا خیر.
در این مقاله، به برخی از نکات مهم برای مکاتبه با اساتید خارجی اشاره خواهیم کرد.
لحن و زبان رسمی
در مکاتبه با اساتید خارجی، باید از لحن و زبان رسمی استفاده کنید. این امر نشان‌دهنده‌ی احترام شما به استاد و حرفه‌ای بودن شماست.
آشنایی با تحقیقات استاد
قبل از ارسال ایمیل به استاد، حتماً تحقیقات او را بررسی کنید و مطمئن شوید که زمینه‌ی تحقیقاتی او با علاقه‌مندی‌های شما مطابقت دارد. در ایمیل خود، به تحقیقات استاد اشاره کنید و نشان دهید که از کارهای او آگاهی دارید.
خودتان را معرفی کنید
در ابتدای ایمیل، خودتان را به طور خلاصه معرفی کنید. نام، دانشگاه محل تحصیل، رشته‌ی تحصیلی و معدل خود را ذکر کنید. همچنین، می‌توانید در این بخش به برخی از دستاوردهای تحصیلی یا پژوهشی خود اشاره کنید.
علاقه‌مندی خود را به تحصیل در زمینه‌ی تحقیقاتی استاد اعلام کنید
در بخش اصلی ایمیل، علاقه‌مندی خود را به تحصیل در زمینه‌ی تحقیقاتی استاد اعلام کنید. توضیح دهید که چرا به این زمینه علاقه دارید و چه چیزی در مورد تحقیقات استاد شما را جذب کرده است.
رزومه‌ی خود را ضمیمه کنید
رزومه‌ی خود را به ایمیل ضمیمه کنید تا استاد بتواند اطلاعات بیشتری در مورد شما کسب کند.
درخواست خود را واضح بیان کنید
در انتهای ایمیل، درخواست خود را واضح بیان کنید. به استاد بگویید که آیا می‌خواهید برای تحصیل در گروه او اقدام کنید یا اینکه فقط می‌خواهید اطلاعاتی در مورد گروه و تحقیقات او کسب کنید.
درخواست خود را پیگیری کنید
پس از ارسال ایمیل، چند روز بعد، با استاد تماس بگیرید و از او برای بررسی ایمیل شما تشکر کنید. این امر نشان می‌دهد که شما علاقه‌مند به تحصیل در گروه او هستید و پیگیری می‌کنید.
در ادامه، به برخی از نکات مهم در نگارش ایمیل به اساتید خارجی اشاره می‌کنیم:

عنوان ایمیل

عنوان ایمیل باید کوتاه و مختصر باشد و محتوای ایمیل را به طور خلاصه بیان کند.

متن ایمیل

متن ایمیل باید واضح، مختصر و آموزنده باشد. از بیان جملات طولانی و پیچیده خودداری کنید.

از غلط‌های املایی و نگارشی خودداری کنید

قبل از ارسال ایمیل، آن را چندین بار بررسی کنید تا از عدم وجود غلط‌های املایی و نگارشی اطمینان حاصل کنید.

از قالب صحیح ایمیل استفاده کنید

از قالب صحیح ایمیل برای ارسال ایمیل استفاده کنید. این امر نشان‌دهنده‌ی حرفه‌ای بودن شماست.
با رعایت نکات ذکر شده در این مقاله، می‌توانید شانس خود را برای دریافت پذیرش از دانشگاه مورد نظر خود افزایش دهید.